Несмотря на постоянные валютные колебания в сторону увеличения курса, импортные операции остаются в тренде. По этой причине текущие субъекты хозяйствования и лица, только начавшие планировать соответствующую деятельность, должны понимать, как нужно правильно отражать таможенные операции в учете.
Учет таможенных деклараций
Под импортом подразумевается таможенный режим, согласно которому иностранные товары в свободный оборот поступают только после уплаты соответствующих платежей, прохождения проверок, процедур учета. Логистические компании, работающие с импортными партнерами, должны знать все о подобных операциях, поскольку малейшие ошибки, недочеты не позволят корректно сформировать отчетность плюс могут привести к появлению различных ошибок и, соответственно, начислению штрафов, наложению других санкций.
Заниматься осуществлением импортных операций могут физические и юридические лица разных форм хозяйствования. Удобнее всего для учета таможенных деклараций использовать специализированное ПО. Поля и листы учета в таких программах разделяются по статусам – оформленные, в работе, аннулированные. ПО предоставляет также возможности для ведения поиска, сортировок, печати, фильтрации, вывода в табличные отчетные документы. Данные можно копировать, если они совпадают, или каждый раз создавать заново. Есть режимы простого, сложного поиска. С Excel возможен ввод транспортных, средств, товаров. Доступно расширенное редактирование электронных инвойсов по всем товарам сразу, но в отдельно взятом окне.
Программы учета таможенных деклараций оснащаются проверочным функционалом на предмет наличия ошибок. Лучше выбирать полные версии, которые имеют расширенные возможности. В панели обычно указывается не только место, суть, но и уровень ошибки. Можно делать разноцветную подсветку. Тарифные, нетарифные регулирования настраиваются. Вывод на таможню делается пакетно, сразу с копией в электронном виде. Если программа оповещает о наличии грубых ошибок перед выводом, специалист точно исправит их, а организация избежит лишних проблем в будущем. Удобно пользоваться модулем системы отчетности, который будет показывать приходы за выбранный период, наличие на складе интересующих товарных групп, процессы движения товаров.
Работа с инвойсами
Специализированные логистические программы позволяют записывать инвойсы, дебеты и кредиты-ноты от поставщиков. Автоматизированный учет позволяет сопоставлять данные с закупочными заказами, квитанциями. Есть возможность для создания консигнационных инвойсов платежей при отсутствии заказов на закупки. Другие функции ПО для работы с инвойсами:
- копирование позиций строк закупочных заказов;
- работа с отдельными строками;
- изменение, создание последовательности правил;
- связывание конкретных условий с записями, договорами;
- порядковое изменение последовательности вывода правил;
- настройка графиков платежей.
Пакинг листы: учет и обработка
Пакинг лист – это документ, предоставляемый поставщиков. Он является дополнением инвойса, общего пакета документации для груза. Без пакинг листа нельзя открыть экспортную декларацию, провести импортное таможенное оформление. Он обязательно должен содержать реквизиты получателя, отправителя, дату, номер документа, сведения о числе паллет, коробок, их габаритах, массе, числе единиц товара в одной таре.
Работа со спецификациями
Последний важный термин, с которым имеют дело логисты – это спецификации. Разные компоненты с одинаковыми номерами деталей отображаться могут на одном уровне спецификации. Значения количества в данном случае будут суммироваться, а несовпадающие свойства отражаться с соответствующей пометкой в зависимости от программы (например, «Разные»).
В программах для работы логистических организаций есть отдельный раздел, автоматизирующий, упрощающий работу с различными спецификациями. ПО позволяет перетаскивать заголовки столбиков, менять порядок их отображения. Возможно редактирование каждой отдельной ячейки спецификации – выделяйте ее и вводите новое значение. При условии наличия свойства Inventor в поле, значение будет прописано в исходном файле.
Особенности специализированных программ
Специальные программы логистического учета в разы упрощают выполнение текущих задач, позволяют избегать основных ошибок. Они имеют типовой функционал, но он настраивается под индивидуальные запросы компании-заказчика. Предоставляются услуги по внедрению, есть демонстрационные версии, которые позволят оценить преимущества, возможности софта до его покупки.